保護者ボランティアの
申込みを楽にする

01

学校代表アカウントを用意する

予約スケジュールは、学校で共通利用できる代表アカウントで作成しました。担当者が異動しても、カレンダーやサイトを引き継ぎやすくするためです。Google管理コンソールからユーザーを追加し、カレンダーとGoogleサイトを利用できるようにします。

02

役割ごとにカレンダーを作る

駐輪場見守り、正門見守り、体育館見守り、来賓応接、テント撤収など、募集する役割ごとにカレンダーを作りました。カレンダー名は、誰が見ても内容が分かる名前にします。

03

予約スケジュールを設定する

各カレンダーで「予約スケジュール」を選び、タイトル、枠の長さ、日付、開始・終了時刻を設定します。たとえば駐輪場見守りを8時から13時まで、1時間単位で募集できます。保存後に表示される予約ページのURLを控えます。

04

Googleサイトに申込先をまとめる

複数の予約URLをそのまま配ると保護者が迷うため、Googleサイトに一つの申込ページを作りました。実際に行ったことは難しくありません。Canva教育版で正方形の背景を選び、その中央に「駐輪場見守り」などの役割名を文字で入れただけです。この画像作成は、Canva以外の一般的な画像作成アプリでもできます。

1. 役割ごとの正方形画像を作る背景画像の中央に、役割名を大きな文字で入れます。装飾に凝る必要はありません。
2. Googleサイトへ画像を挿入する一つの申込ページに、各係の画像を分かりやすく並べます。
3. 画像に予約ページのURLを設定する画像を選択してリンクを設定し、役割ごとに作ったGoogleカレンダーの予約ページへつなげます。
4. Googleサイトを公開する保護者がGoogleアカウントへログインしなくても開けるよう、公開範囲を「誰でも閲覧できる」状態にします。
5. 一つのサイトURLを保護者へ知らせる役割ごとのURLを何本も送らず、入口となるGoogleサイトのURLだけを配信します。

05

同時刻に複数人を募集するときの注意

ここでは、1つのカレンダーで同じ時刻に2枠を募集しようとして、先に予約した1人しか申し込めない失敗がありました。同じ時間帯に複数の場所・役割を募集する場合は、カレンダーを役割ごとに分けます。

この失敗をきっかけに、場所ごとに別カレンダーを作る方法へ変更しました。