予約・受付を変える
保護者ボランティアの
申込みを楽にする
紙を配り、担任が回収し、時間を調整する流れを、Googleカレンダーの予約スケジュールとGoogleサイトで変えた実践です。
勤務校では一昨年まで、紙の申込書を配り、担任を介して回収し、時間を調整していました。昨年から、保護者が自分で希望する枠を選ぶ形へ変更しました。
役割ごとにGoogleカレンダーを作り、それぞれの予約ページをGoogleサイトへまとめます。担当者個人ではなく、学校代表のGoogleアカウントで運用することがポイントです。
01
学校代表アカウントを用意する
予約スケジュールは、学校で共通利用できる代表アカウントで作成しました。担当者が異動しても、カレンダーやサイトを引き継ぎやすくするためです。Google管理コンソールからユーザーを追加し、カレンダーとGoogleサイトを利用できるようにします。
ここでは、担当者の異動時に引き継げなくなることを避けるため、共通アカウントでの運用を勧めます。
02
役割ごとにカレンダーを作る
駐輪場見守り、正門見守り、体育館見守り、来賓応接、テント撤収など、募集する役割ごとにカレンダーを作りました。カレンダー名は、誰が見ても内容が分かる名前にします。
03
予約スケジュールを設定する
各カレンダーで「予約スケジュール」を選び、タイトル、枠の長さ、日付、開始・終了時刻を設定します。たとえば駐輪場見守りを8時から13時まで、1時間単位で募集できます。保存後に表示される予約ページのURLを控えます。
04
Googleサイトに申込先をまとめる
複数の予約URLをそのまま配ると保護者が迷うため、Googleサイトに一つの申込ページを作りました。実際に行ったことは難しくありません。Canva教育版で正方形の背景を選び、その中央に「駐輪場見守り」などの役割名を文字で入れただけです。この画像作成は、Canva以外の一般的な画像作成アプリでもできます。
運動会ボランティア申込み
見守り正門
見守り体育館
見守りテント
撤収
- 役割ごとの正方形画像を作る背景画像の中央に、役割名を大きな文字で入れます。装飾に凝る必要はありません。
- Googleサイトへ画像を挿入する一つの申込ページに、各係の画像を分かりやすく並べます。
- 画像に予約ページのURLを設定する画像を選択してリンクを設定し、役割ごとに作ったGoogleカレンダーの予約ページへつなげます。
- Googleサイトを公開する保護者がGoogleアカウントへログインしなくても開けるよう、公開範囲を「誰でも閲覧できる」状態にします。
- 一つのサイトURLを保護者へ知らせる役割ごとのURLを何本も送らず、入口となるGoogleサイトのURLだけを配信します。
申込サイトを開く → 希望する役割の画像を押す。あとは、その役割の予約ページで空いている時間を選びます。
05
同時刻に複数人を募集するときの注意
ここでは、1つのカレンダーで同じ時刻に2枠を募集しようとして、先に予約した1人しか申し込めない失敗がありました。同じ時間帯に複数の場所・役割を募集する場合は、カレンダーを役割ごとに分けます。
この失敗をきっかけに、場所ごとに別カレンダーを作る方法へ変更しました。