ボランティア調整が3倍ラクに！GoogleカレンダーとGoogleサイトでつくる申込ページの作り方

紙の回収を卒業して、Googleカレンダー×Googleサイトでスムーズ運用！

紙の回収を卒業して、Googleカレンダー×Googleサイトでスムーズ運用！

学校行事やイベントのたびに、保護者ボランティアの調整に頭を悩ませていませんか？

「うちは紙で配って、回収して、時間の調整もして…」

多くの学校での実態ではないでしょうか？私の勤務校でも一昨年までは同じでした。

正直かなりの手間ですよね。

間に担任の先生方を解さなくてはいけない仕組みは、とても非効率です。

そこで、昨年から改革したGoogleカレンダーの予約スケジュール機能にGoogleサイトを組み合わせて

保護者の方が自分でスケジュールを選んで申し込める「簡単・便利な予約システム」の作り方をご紹介します！画像はイメージです！

STEP1｜まずは「学校代表のGoogleアカウント」を用意しよう

Googleカレンダーの予約スケジュールを活用するには、まずは専用のGoogleアカウント（例：daihyo@○○.ed.jp）を用意しましょう。学校の代表アカウントでもOKです。

個人に付与されたアカウントではなく、学校で誰でも使えるアカウント内で作成・運用するのがポイントです。

【なぜ代表アカウントが必要？】

担当者が異動してもアカウントごと引き継げる
カレンダー・サイトなどのデータを整理して一元管理できる
パスワードやアクセス管理もICT担当がコントロールしやすい

【作成の手順（ICT担当・管理者向け）】

※アカウントの追加は「Google管理コンソール」から行います。

管理者が Google管理コンソールにログイン
左メニューから「ユーザー」＞「組織部門」を選択
「ユーザーを追加」をクリックし、以下の情報を入力
- 氏名：例）ボランティア受付用アカウント
- メールアドレス：例）daihyo@◯◯.ed.jp
- パスワードを設定（後から変更可）
学校ごとに使えるサービスを管理している場合は、必要に応じて、Googleカレンダー・Googleサイトの使用を許可しておく

【現場の先生が使うときは】

担当が作成した「共通アカウント」の

⚪︎メールアドレス
⚪︎ログインパスワード

を引き継ぎファイルや校内サーバー等に記録して校内の誰でもわかるようにしておきましょう。

実際にGoogleカレンダーを作成したり、Googleサイトを使ったりする操作はこのアカウントにログインして行います。

【注意】

先生個人のアカウントで運用を始めると、異動時に引き継げず困るケースが発生してしまいます。

代表（共通）アカウントでの運用を徹底することで、担当者が変わっても情報管理や維持継続がしやすくなります。

STEP2｜場所や役割ごとのGoogleカレンダーを作成しよう

Googleカレンダーでは、1つのカレンダーにつき、同じ時間に受け付けられる予約枠は1つだけという制限があります。

つまり、運動会のように複数のボランティアを同じ時間帯に同時に募集したい場合は、役割ごとにカレンダーを分ける必要があります。

例えばこんなボランティア役割があるとします。

駐輪場見守り
正門見守り
体育館見守り
来賓応接対応
テント撤収作業

この場合には、この5つの役割に対して、5つのカレンダーを作るのが基本です。

【カレンダーの作成手順】

Googleカレンダーを開く
左側メニュー「マイカレンダー」の下にある「＋」マークをクリック　※「その他のカレンダーを追加」ではありません！
「新しいカレンダーを作成」を選ぶカレンダー名を入力
- 駐輪場見守り
- 正門見守り
- 体育館見守りなど
（必要に応じて）説明欄に活動の概要を入力　例：「朝の設営作業を手伝っていただきます。集合は7:30です。」
「カレンダーを作成」ボタンをクリック
画面左側の「マイカレンダー」に、新しいカレンダーが表示されていればOKです。

【ポイント】

カレンダー名は「誰が見ても内容がわかるように」つけると、後から管理しやすくなります。

→「駐輪場見守り①」や「駐輪場見守り②」など。

5つのカレンダーを一度に作るのが大変であれば、1つ作ったらすぐに次を作る…という形で少しずつ進めても大丈夫です。

作成後は、予約スケジュールを作成する際に、どのカレンダーを使うか選択することができます。

これで、役割別の予約用カレンダーの準備は完了です！

STEP3｜同時刻で複数枠が必要な場合は「カレンダーを分ける」

ここでは、それぞれのカレンダーに「予約スケジュール枠」を作成していきます。

STEP２でも書きましたが、1つのカレンダーでは同じ時間帯に複数の予約枠が設定できません。

例えば、2つの場所で同じ時間帯にボランティアを募集したい場合――

私は以前、1つのカレンダーで試したところ、「早い者勝ち」で先に予約した1人しか予約できず、もう1枠が埋まらないという落とし穴がありました。

その失敗を活かして、場所ごとに別カレンダーを作ることで、この問題を防ぐことにしました！

予約スケジュールを設定しよう

作成したカレンダーごとに、保護者が申し込める「予約スケジュール」枠を設定します。

たとえば「8:00〜13:00」を1時間ごとに区切って予約を受け付けるなど、活動の内容や時間に応じた柔軟な設定が可能です。次の例を参考にしてください。

【目標】

「駐輪場見守り」のボランティア

→ 8:00〜13:00の間を1時間ごとに分けて、見守り当番を募集

【具体的な操作手順】

Googleカレンダーを開く画面左上の「＋作成」ボタンをクリック
「予約スケジュール」を選択以下を設定します：
- タイトル→駐輪場見守りボランティア受付
- 予約枠の長さ→60分（1時間）
- 時間帯→開始：8:00／終了：13:00
- 日付→6月1日（土）など運動会当日
- 繰り返し→任意（必要があれば毎週〇曜日など）⇨この設定で自動的に以下の枠が作成されます：8:00〜9:00 ,9:00〜10:00, 1000〜11:00, 11:00〜12:00, 12:00〜13:00
- ⚪︎画面左側の「カレンダーを選択」で、必ず該当するカレンダーを選ぶ　（例：「駐輪場見守り」カレンダー）
- 「保存」をクリック

【予約リンクの確認】

保存後に表示される予約ページのURLが、保護者への申込用リンクになります。

後ほど、Googleサイトにまとめて掲載するので、カレンダーごとにリンクを控えておきましょう。