これまで長期休業中の 動静表（出勤状況表） は、 副校長先生 が作成・管理を担当していました。
紙ベースでの運用が長く続いていましたが、全教職員にiPadが支給されたことをきっかけに、思い切って Googleスプレッドシート によるデジタル管理に切り替えました。
これが良かったんです！副校長先生の業務が効率化されただけでなく、先生の負担も軽減 ！（後述します）家庭と仕事の両立に奮闘する先生方にとっても、とても便利な仕組みになりました。今回は、その運用方法と導入のポイントをお話しします。
この記事ではあなたの学校で〝無理なく誰でもできそうな効率化〟について紹介します！良かったら周りの人にもシェアしてあげてください！
紙の動静表のこんな問題、ありませんか？
1. 副校長先生の業務が多い！
長期休業前といえば、副校長先生が動静表を作成・配布・回収・集計するのが恒例でした。具体的には…
• 長期休業前に動静表を〝紙〟で印刷・机上へ配布
• 先生方が 出勤日・休暇日を手書きで記入
• 記入済みの動静表を 副校長先生が封筒などで回収
• 出勤情報を見ながら一覧表にまとめるため手作業で入力
• 提出忘れがあれば教員に個別で確認
• もし後から予定変更があれば、副校長先生が再入力 。
2. 変更時の対応が面倒！
とはいえ、計画通りにいかないのが学校の現場。予定の変更は日常茶飯事です。家庭やプライベートも後から決まることも多く、提出が遅れたり、後から直しが発生する二度手間もありませんか？
例えばこんな風に…
• 予定変更が発生 → 教員が再提出 → 副校長先生が再集計
• 急な 家族の用事や体調不良 での出勤変更もすぐに反映できず、トラブルになることも。
デジタル化への一歩：Googleスプレッドシート導入！
1人1台のiPadが支給されたことで、副校長先生が提案したのが Googleスプレッドシート を使った動静表の管理方法です。
① テンプレートを作成する
• 副校長先生がGoogleスプレッドシートで 動静表のテンプレート を作成。（Excel版が元々あればそれをそのまま使える）
• 教員ごとに名前の列を作成し、出勤日を記録する日付の列を用意。
② プルダウンメニューを設定
• 各日付のセルに、 「出勤」「休暇」「研修」 などの選択肢をプルダウンメニューで設定。
• 凡例をわかりやすくして、迷わず入力できるよう工夫。
③ Googleチャットで配布する
• スプレッドシートのリンクを Googleチャットのチャットスペース に配信。
• 教員全員が、いつでも、どこでも、だれでもパソコンやスマホ、iPadから 直接入力できる状態 に。
④ リアルタイムでの管理をスタート！
• 入力された情報は いつでも手元のデバイスからすぐ確認可能。
• 予定変更があれば 教員が自宅や外出先から直接修正できる点も職員から好評。
デジタル化のメリット
① 職員の入力が簡単！
これまでは学校でしか記入できず、忙しい終業式近辺の締切にはいつも動静表を出すのを忘れそうになってしまうことも。
でも、デジタルならスマホからすぐ入力できるので、家で家族と相談したり、リラックスした時間に余裕を持って出勤日を記入できるようになります！
② 副校長先生の負担が激減！
副校長先生のコメント:
「 絶対こっちの方がラク！使えるものは使った方がいいじゃん！」
私の学校の副校長が本当に言っていたリアルな声です。
デジタルに長けている必要はありませんので心配いりません。Excelや Wordなどで通常の校務で使う程度の知識で十分です。
③ 急な予定変更にも柔軟対応！
急な家族の用事や体調不良の時、これまでは 学校に電話して副校長先生に直接伝えて、修正していただく必要がありました。でも今は、 スマホからすぐ予定を変更 できるので、 電話の手間もなくなり とても便利です。電話連絡の有無は学校のスタンスによってですが、スマホ一つで変更もできるので便利です。
④ 管理もチェックもラクラク！
プルダウンで選ぶだけだから簡単！変更もすぐ反映されます！入力するとなると面倒なので事前に設定しておくといいですね。
導入後の効果まとめ！
副校長先生の業務効率化！
• 印刷・回収・手動入力ゼロ！
• 出勤状況の確認が一目瞭然。
教職員の作業負担も軽減！
• 家からでもスマホで入力可能。
• 急な予定変更も手軽に反映。
あなたの学校も始めてみませんか？
動静表を Googleスプレッドシート に切り替えるだけで、 副校長先生の管理業務が激減 し、 教職員の入力も簡単に！ まさにWin-Win！難しいことは全くありませんが、やったことがないことには最初は少し戸惑うかもしれませんが、慣れてしまえば もう紙に戻れない快適さ を実感できるはずです。
「 もっと効率的に、もっと楽に 」を目指して、 学校の働き方改革 を進めてみませんか？ 紙からデジタルへ 、あなたの学校も一歩前進しましょう！
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