仕事に必要なツールの一元化で業務効率アップ
先生方の毎日の仕事がもっとラクに、もっとスムーズに進むように、よく使うツールや資料を一か所にまとめました！もう探し回る手間はいりません。
以前は、欠席連絡、行事予定、分掌の資料、授業に使うKahoot!やデジタル教科書などのツールがそれぞれバラバラになっていました。ポータルサイト導入後は、「仕事に使うツールはここ！」とすぐ分かるため、探したり、毎回入力したりする手間がなくなりスムーズになりました。
サイト構成（トップページ）
よく使うもの（大アイコン）:
- 欠席連絡スプレッドシート
- 特別教室の予約表
- 締切掲示板（スプレッドシート表示）
たまに使うもの（小アイコン）:
- ChatGPT, Canva, Kahoot!, AdobeExpress, Google各種ツール（カレンダー、ドライブ、Meet、Chat、Classroomなど）、Zoom、NHK for School、ロイロノート、ミライシード（自治体導入の場合）
各ページの構成例:
- 教務関係: 教育計画、職員会議フォルダ、固定時間割、月行事予定
- 校内研究推進部・生活指導部・特別活動部: 必要な資料がサッと見つかります。
- 体育行事・文化行事・入学対策・卒業対策委員会: 行事の計画や運営もスイスイ管理！
- 校内予算・物品購入申請・備品点検: 手続きも簡単スピーディー！
- デジタル教科書: 各教科のデジタル教材がいつでも使えます。
- 各種配布資料: 同意書や保護者向け資料もすぐにチェック！
アクセスしやすくする工夫
使いやすさのカギは、サクッとアクセスできること！
iPadの場合:
- ポータルサイトを開きます。
- 画面上部の共有アイコンをタップ！
- 「ホーム画面に追加」を選びましょう。
Windows PCの場合:
- Google Chromeでポータルサイトを開きます。
- URLバー右側に出てくる「デスクトップに追加」アイコンをクリック！
- デスクトップにショートカットが作成され、ワンクリックでアクセス可能に。
締切連絡の自動通知システム
締切連絡はGoogle Chatでタイムリーにお知らせ！
設定手順:
- 専用のGoogleフォームで締切連絡を投稿。
- 投稿内容はリンクされたGoogleスプレッドシートに自動的に保存。
- スプレッドシートで関数を使って新しい順に並べ替えたシートを作成。
- Google Apps Scriptに締切連絡の専用スペースのWebhookを使って、スプレッドシートからGoogle Chatの専用スペースに自動投稿！（ここは専門知識が必要なのでICT支援員にお願いすることをお勧めします）
締切日のリマインダー通知の追加:
「締切日に通知が来たら忘れなくていいな！」という先生方の声に応えて、締切日前にリマインダー通知も自動化しました。大事な日付を逃さない仕組みが整っています。
実際の先生の声
「前は締切を忘れて慌てることが多かったけど、今は通知がくるから便利！」と、多くの先生方から嬉しい声が寄せられています。
やってみて困ったことがあれば、いつでもご相談ください！
サイトに入れ込むプログラム入りのスプレッドシートサンプルです↓
参考
Googleサイトのテンプレートなどはこちらのnoteを参考にしました！
R連続体｜note
自称Googleサイトわざ師。沖縄のICT系企業代表取締役CIO。MT Ph.D Doctor of Health Science。元大病院のシステム管理者。専門学校の情報学科講師を兼務。数多のシステム化やプログラムを経てノーコード&AI指...
note.com
コメント