はじめに
忙しい先生方、毎日の授業準備や校務、本当にお疲れさまです。情報の伝達方法が多岐にわたる中、連絡業務をもっと効率よくできたらと思いませんか？そこで、Google Workspaceを導入している学校では「Googleチャット」の活用がおすすめです。授業準備で必要な資料の共有や、急な行事変更の連絡など、タイムリーな情報伝達が必要な場面で特に効果を発揮します。この記事では、なぜGoogleチャットが最適なのか、その理由と具体的な運用方法を詳しくご紹介します。
なぜGoogleチャットが良いのか？
1. 簡単で使いやすい
ほとんどの先生がLINEを使ったことがあると思います。GoogleチャットはLINEのように直感的なチャット形式で、すぐに慣れることができます。
- リンク共有の便利さ: Googleドライブのファイルを”リンクをコピー”でチャットに貼り付けるだけで、簡単に共有可能。例えば、指導案、学校行事の連絡、お知らせのPDF、アンケートフォーム、写真データなど、さまざまな資料を迅速に共有できます。
- 写真の共有: iPadで撮ったスクリーンショットや写真をそのまま送信すれば、言葉だけでは伝わりにくい情報もスムーズに共有できます。スクリーンショットにメモを書き込んで送るだけで共有ができるのがまずは使いやすいです。
2. 通知機能が便利
- メッセージの通知がリアルタイムで届くため、重要な連絡を見逃す心配がありません。
- 通知のカスタマイズ: 授業中に通知内容が表示されると困る場合は、iPadの通知設定で”内容を非表示”にすることで、子どもに中身を見られる心配はありません。
3. 時間や場所を選ばない
- 学校内外を問わず、インターネット接続さえあればどこでも連絡が可能です。
- 端末の制約もなく、iPad、スマホ、PCで同じアカウントにアクセスできます。ちょっとした連絡なら退勤後にも自分のスマホから送信することもできます。隙間時間の使い方が肝の子育て中のパパママにはありがたい環境です。
Googleチャットの運用方法
スペースを使った情報整理
Googleチャットの”スペース”機能は、LINEグループのようなものですが、より組織的で管理しやすいのが特徴です。必要に応じて以下のようなスペースを作成し、情報共有をスムーズに進めましょう。
- 管理職専用スペース：管理職からや地域からの連絡が随時共有。
- 全体連絡用スペース: 全体連絡専用。
- 行事専用スペース: 行事ごとに情報を集約。
- 分掌ごとのスペース: 必要な部門ごとに設置。
スペースの管理方法
- 毎年新しいスペースを作成する方法:
- メリット: 古いメンバーを削除する必要がなく、常に最新の状態を維持。
- デメリット: 毎年の登録作業が必要。
- 既存のスペースを使い回す方法:
- メリット: 新年度の登録作業が最小限。
- デメリット: 過去のメッセージが蓄積され続ける。
おすすめ: 私はスペースを使い回す方法を採用しています。異動や退職者を削除し、新メンバーを登録するだけで運用がスムーズです。既存のスペースを使い回すことで、私はスペースの招待リンクをQRコードにしてまとめてPDF化していることで、新しい登録の先生にはQRコードを読み取って簡単に登録できています。毎年新しいスペースを作成する場合は、QRコードもその都度新しいものを作成する必要があるのでちょっと手間がかかります。
Googleクラスルームとの違い
| 項目 | Googleチャット | Googleクラスルーム |
|---|---|---|
| 主な用途 | 教員間の連絡・情報共有 | 教師と生徒間の学習管理 |
| コミュニケーション形式 | 双方向で対等なやり取り | 教師主導の連絡・課題管理 |
| ファイル管理 | 共有ファイルは無期限で閲覧可能 | 課題に紐付けられたファイルのみ |
| 通知機能 | 即時通知で連絡が見逃されにくい | 課題やコメントの通知のみ |
校務支援システムとの比較
多くの学校が既存の校務支援システムを使用していますが、Googleチャットには以下のメリットがあります。
- 柔軟な運用: 校務支援システムは良くも悪くも自治体のどの学校でも統一されていて迷うことがありません。その反面で変化に弱く、学校の実態に合わせて校務のデジタル化を進めたり、効率化したりということができません。また、アクセスにも指定されたパソコンからしかできないこともあります。その一方でグーグルチャットをはじめとするGoogleワークスペースのツールは学校ごとに柔軟なカスタマイズ可能です。
- 常に最新のアップデート: Googleのサービスなので頻繁に機能改善が期待できます。サービスの進歩はより早くなっているので、学校現場も時代に合わせていくことも必要です。
- ペーパーレス化: ファイル管理もクラウドで完結。もう紙を配布することこそレアになります。
実際の現場の声
- 「情報が流れてしまって見つけにくい…」 → 締切専用のスペースを作成することで解決しました。
- 「LINEみたいにデータが消えたら困る…」 → 実はGoogleチャットなら送信したファイルは、容量制限内でずっと保存されます。そもそもリンクを共有する場合はGoogleドライブの中にデータが蓄積されているため安心です。
おわりに
Googleチャットは、簡単で便利なコミュニケーションツールとして、学校内の情報共有に最適です。業務のデジタル化を進めたい学校は、まずこのツールから始めてみてはいかがでしょうか？少しの工夫で 業務効率が大幅アップ！ ぜひ導入を検討してください。
P.S
Googleチャットの推進は「だれが」「いつ」するかが大事です。特に効果が大きいタイミングは全校行事で行事の責任者が配信することです。随時変更があれば手元のタブレットだけで連絡ができるのでその便利さを実感しやすいです。
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