こんにちは。これまで長期休業中の 動静表（出勤状況表） は、 副校長先生 が作成・管理を担当していました。紙ベースでの運用が長く続いていましたが、全教職員にiPadが支給されたことをきっかけに、思い切って Googleスプレッドシート によるデジタル管理に切り替えました。
その結果、 副校長先生の業務が劇的に効率化 されたばかりでなく、 教職員全員の負担も軽減 ！家庭と仕事の両立に奮闘する先生方にとっても、とても便利な仕組みになりました。今回は、その運用方法と導入のポイントをお話しします。
紙の動静表のこんな問題、ありませんか？
1. 副校長先生の業務が増えすぎる！
長期休業前、 副校長先生が動静表を作成・配布・回収・集計 するのが恒例でした。具体的には…
• 長期休業前に動静表を 紙で印刷・配布
• 教員が 出勤日・休暇日を手書きで記入
• 記入済みの動静表を 副校長先生が回収
• 出勤情報を 一覧表にまとめるため手作業で入力
• 提出忘れがあれば 教員に個別で確認
• 予定変更があれば、 再提出→再入力 の手間も発生。
2. 変更時の対応が面倒！
計画通りにいかないのが学校の現場。予定の変更は日常茶飯事です。
• 予定変更が発生 → 教員が再提出 → 副校長先生が再集計
• 急な 家族の用事や体調不良 での出勤変更もすぐに反映できず、トラブルになることも。
デジタル化への一歩：Googleスプレッドシート導入！
1人1台のiPadが支給されたことで、副校長先生が提案したのが Googleスプレッドシート を使った動静表の管理方法です。
どう始めた？
① テンプレートを作成する
• 副校長先生がGoogleスプレッドシートで 動静表のテンプレート を作成。
• 教員ごとに名前の列を作成し、出勤日を記録する日付の列を用意。
② プルダウンメニューを設定
• 各日付のセルに、 「出勤」「休暇」「研修」 などの選択肢をプルダウンメニューで設定。
• 判例を明確にし、迷わず入力できるよう工夫。
③ Googleチャットで配布する
• スプレッドシートのリンクを Googleチャットのグループチャット に配信。
• 教員全員が、パソコンやスマホ、iPadから 直接入力できる状態 に。
④ リアルタイムでの管理をスタート！
• 入力された情報は 副校長先生がすぐ確認可能。
• 予定変更があれば 教員が自宅や外出先から直接修正。
デジタル化のメリット：教職員の声から考える
① 教職員の入力が簡単！
これまでは学校でしか記入できず、忙しい終業式の前日 にはいつも動静表を出すのを忘れそうになってしまうことも。スマホからすぐ入力できる ので、家でリラックスした時間に 余裕を持って出勤日を記入 できるようになります！
② 副校長先生の負担が激減！
副校長先生のコメント:
「 絶対こっちの方がラク！使えるものは使った方がいいじゃん！」
③ 急な予定変更にも柔軟対応！
急な家族の用事や体調不良の時、これまでは 学校に電話して副校長先生に直接伝える必要がありました。でも今は、 スマホからすぐ予定を変更 できるので、 電話の手間もなくなり とても便利です。
④ 管理もチェックもラクラク！
プルダウンで選ぶだけだから簡単！変更もすぐ反映されます！
導入後の効果まとめ！
副校長先生の業務効率化！
• 印刷・回収・手動入力ゼロ！
• 出勤状況の確認が一目瞭然。
教職員の作業負担も軽減！
• 家からでもスマホで入力可能。
• 急な予定変更も手軽に反映。
あなたの学校も始めてみませんか？
動静表を Googleスプレッドシート に切り替えるだけで、 副校長先生の管理業務が激減 し、 教職員の入力も簡単に！ 最初は少し戸惑うかもしれませんが、慣れてしまえば もう紙に戻れない快適さ を実感できるはずです。
「 もっと効率的に、もっと楽に 」を目指して、 学校の働き方改革 を進めてみませんか？ 紙からデジタルへ 、あなたの学校も一歩前進しましょう！
