こんにちは！この記事を読んでくださっているあなたも、きっと忙しい毎日を送っている先生ではないでしょうか？
「もう少し仕事が早く終わったら…」「自分の時間がもっと欲しい！」そんな思いを抱える先生たちに向けて、私自身の実体験と効果を実感した方法をお話しします。どれも忙しい先生だからこそ取り入れやすいものばかりです。ぜひ最後までお付き合いください！
仕事の見直し：「あなたでなくてもできること」を手放そう
繰り返しになりますが、「あなたでなくてもできることは、やらなくていい」のです。最初は「自分がやらないと」と抱え込んでいた私も、この考え方にシフトしたことで効率化に成功しました。例えば私の場合、「問題解決と周囲の人への親切」が得意であり、それを活かすスキルとして「ICT」がありました。これらを組み合わせることで、「ICTを使った校務改善」という自分がやるべき仕事に集中することができたのです。
ICTの普及により職場得らた成果
• 平均残業時間が10時間〜20時間削減
• ペーパーレス化による印刷用紙とインクの予算削減
これらの余った予算で教材作りや業務の効率化のための道具に回すことで、より良い授業を提供できる環境を整えることができました。
自己分析を通じて得意分野を見つける方法
では、どうすれば自分の「やるべき仕事」を見つけられるのでしょうか？以下の3つの視点から自己分析を行ってみてください。
1. 人が苦労しているのに、自分には簡単に感じること
2. やっているうちに、時間を忘れて夢中になれること
3. お金をもらわなくてもストレスなくできること
これらをもとに自分の得意分野を見つけ、そこに集中することで業務効率化を実現できます。たとえば、ICTが得意な人はデジタルツールを活用した業務改善、特定教科が得意な人は教材作成に専念するといった形です。
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小さな仕事はどんどん頼ろう
学校には教師以外にもスクールサポートスタッフやICT支援員の方など、業務をサポートしてくれるスタッフがいます。例えば以下のような仕事は思い切ってお願いしてみましょう。
• IDカードの印刷や管理番号シールの貼り付け
• 年度末の端末リセット
• プリントの丸付け
こうした業務は、自分がやっても他の人に任せても結果が変わらない「任せるべき仕事」の代表例です。私はこれらの業務をサポートスタッフやICT支援員の方にお願いし、自分はICTを活用した校務改善や授業の質向上に専念しています。
依頼する際には、相手が困らないように次のポイントを明確に伝えています。
• サイズや仕様: サイズ、片面印刷か両面印刷かなど
• 目的: この仕事がどんな目的のためなのか
• 数や期限: 必要な数と納期を具体的に示す
例えば、「このプリントは子供たちが授業中に使うものなので、明日までに10部を準備してほしい」「このテストのこの問題はこんな答えだったら減点2点にしてください」といった形で具体的に伝えることで、相手が迷うことなくスムーズに対応してくれます。
感謝の伝え方でモチベーションを高める
依頼した後は、「その仕事がどんなふうに子供たちのためになったのか」をお伝えするようにしています。例えば、プリントの準備をスムーズに行えたことで授業がより円滑に進み、子供たちが楽しそうに学んでいる様子を話すと、とても喜んでくれます。
スクールサポートスタッフの方は事務的な作業が多いので、「自分の仕事が子供たちにどう役立っているのか」が実感しにくいので、それをを伝えることでやりがいを感じてもらえるよう心がけています。サポートスタッフは決して雑用係ではなく重要なチームの一員ですので、リスペクトとこうした感謝の姿勢を持つことが大切です。これがあれば職場内でトラブルが起きることは一切ありません。他の先生には、「私が一番仕事をお願いしていて、皆さんにも感謝してます」といった雑談を交えつつ、特別に急ぎのものでない限り、他の先生の依頼を優先してもらうなど、バランスを取りながら進めています。
信頼関係が生む職場の協力体制
職場全体のICT活用をサポートすることで、私自身も信頼を深めています。空き時間や授業中でも、周囲の先生がICTに関するトラブルに直面したときはすぐに駆けつけ、解決をお手伝いしています。
これまで小さなトラブルを含めれば数百件も対応してきました。9割は知識と慣れさえあればその場で3分以内に解決する問題ばかりです。
職員室でICTに関する話が出たら耳を傾け、必要に応じて情報提供やサポートを積極的に行うようにしています。このように日々の行動で信頼を積み重ねることで、職場内に助け合いの文化が自然と生まれてます。あなたの得意についてもぜひ耳を傾けてください。
私は、自分がICTに専念できることや、活躍の場を持てているのは、職場の皆さんの協力と理解があってこそだと常々感じています。そのため、私のICTの進め方の成果を褒めてくださった時や職員室の中での雑談の中でICTの話題が出た時には、
本当に自分は恵まれています。皆さんがなんでも前向きに協力してくださるからいろんなことがチャレンジできてます
と感謝の言葉を必ず伝えるようにしています。この姿勢が職場の協力体制をさらに強化し、学校全体でのICT推進が加速に繋がっていると思っています。その成果は自治体内の他校にも波及し、先進的な事例として注目されています。
仕事を手放し、得意分野に集中することで、効率化と信頼関係の構築を同時に実現できます。感謝を伝え、周囲をサポートする姿勢を持つことで、職場内に助け合いの文化が生まれます。ぜひ、「自分がやらなくてもいい仕事」を見つけ、周囲と協力しながら効率的な働き方を目指してみてください。
デジタル化を積極的に取り入れる
紙の資料や手書きメモに頼りすぎていませんか？デジタル化を取り入れるだけで、業務が驚くほど効率化します。
•配布資料や業務記録は Googleドライブ に保存
•タッチペンで直接デジタルデータに書き込み
•プリントや教材はスキャンしてデジタル化
私が愛用しているのは、使いやすいタッチペンとクラウドストレージの組み合わせ。机周りがスッキリするだけでなく、必要な資料がすぐ見つかるので、探すストレスが一気に解消されました。
タッチペン選びのポイント
「どのタッチペンがいいのかわからない」という方は、以下の選び方を参考にしてみてください。
•コスパ重視：「キングワン製」のタッチペンは、3,000円台でApple Pencilに近い使い心地。
•精密作業向け：「Apple Pencil」は書き心地が最高。少し価格は高めですが、本格的な作業に最適です。
デスク環境を整える
効率的な働き方には、物理的な環境整備も欠かせません。私の場合、以下のアイテムを導入することで仕事の質が劇的に変わりました。
おすすめアイテム
1.ワイヤレスキーボードとマウス
配線がスッキリし、作業スペースが広がります。トラックボール付きマウスは特におすすめです。
2.パソコンスタンド
画面が目線の高さに来ることで、肩こりや首の痛みが軽減。姿勢が良くなるので疲れにくくなります。
3.手首置き付きのマウスパッド
手首の負担を軽減し、長時間の作業でも快適に。
4.USBハブ
周辺機器をスムーズに接続できるようになり、デスクがさらに整理されます。
環境が整うと、仕事の効率が格段に上がり、心にも余裕が生まれます。
時間を奪う「ムダ」を排除する
仕事の中には、見直すだけで大幅に時間を削減できる「ムダ」が隠れているものです。まずは以下のポイントをチェックし、ムダを排除する取り組みを始めましょう。減らせる無駄の例をいくつかご紹介します。
無駄な会議
Google Chatを活用することで、多くの情報共有や意見収集をオンラインで完結できます。例えば、週3回の職員打ち合わせの中で、「チャットでお知らせした〇〇についてですが～」と短い時間で共有や確認を行うことで、まとまった会議の時間を設ける必要がなくなることが多くあります。
また、校務分掌の打ち合わせも事前に資料を共有しておき、緊急の場合はGoogle Chatでお知らせを流すことで効率的に進めることができます。
さらに、チャットの検索機能を活用すれば、「どこにあったっけ？」と探す手間がなくなり、再送も簡単にできるため、これまでの「コピー機ダッシュ💦」のような時間の浪費を削減できます。
不要な資料や道具
長期間使っていない教材や壊れた備品は思い切って処分しましょう。また、書類をPDF化しデジタル管理に移行することで、紙資料を探す手間が減り、職場環境もスッキリします。
過去の指導案やプリントの紙資料
スキャンしてデジタル化し、必要なときだけアクセスする運用に切り替えることで、探し物の時間を大幅に短縮できます。iPadやGoogleドライブを活用すれば、スキャンしたデータをすぐに保存・共有でき、タブレット1つで情報を確認可能です。
ムダを排除した結果得られる効果
無駄な会議や資料探しを排除することで、以下のような成果を実現できました。
•年休の消化: 余裕を持った時間の中で休暇を取得。
•子供の学習記録の添削や授業準備: 教育の質を高める時間を確保。
•効率的な情報共有: デジタル化により、過去のデータも瞬時にアクセス可能になり、打ち合わせ中に「昨年のデータ」をすぐに確認しながら話を進められるようになりました。これにより、再度集まり直す必要もなくなり、さらなる効率化が進みました。
•時間の余裕による選択肢の増加: 生まれた余裕の時間を使い、新しいことに挑戦したり、休暇を取得してリフレッシュすることができています。
ムダを排除するためのチェックリスト
次のチェックリストを活用して、まずどこから取り組むべきかを明確にしましょう。
☑️会議の効率化
- 日常的な情報共有をGoogle Chatなどのツールで行っていますか？
- 会議の議題や資料を事前に共有していますか？
- 会議時間が長くなりすぎていませんか？
☑️資料と備品の整理
- 1年以上使っていない資料や教材はありませんか？
- 壊れた備品や不要な道具を処分していますか？
- 過去の紙資料をデジタル化していますか？
☑️デジタル管理の推進
- iPadやスキャナーアプリを活用して、紙資料をPDF化していますか？
- 保存場所や共有方法をGoogleドライブなどで統一していますか？
- 必要なデータに瞬時にアクセスできる運用が整っていますか？
ムダを排除することで、時間に余裕が生まれ、これまで手を付けられなかったことに挑戦できるだけでなく、自分自身の健康やメンタルケアに充てる時間も確保できます。まずはチェックリストを使って現状を見直し、ムダを削減する行動を始めてみてください。その一歩が、より効率的で充実した毎日を作る鍵になります。
完璧に縛られない
「80点でOK」で得られる心の余裕
「もっと良い授業を」「もっと良い資料を」と思う気持ちは素晴らしいですが、限界があります。「80点でOK」と割り切る勇気を持つことが、仕事と家庭の両立や、心身の健康を保つうえで非常に重要です。私自身もこの考え方を取り入れるようになったきっかけは、家庭と仕事とのワークバランスを考えたとき、圧倒的に時間が足りないことに気づいたからです。
きっかけは効率化の波と見直しの必要性
ICTの普及やコロナ禍の影響により、仕事のあり方そのものがシンプルになり、「やりすぎ」が必要ないことに気づかされました。例えば次のようなものがあります。
- 運動会や学習発表会の内容を見直し、簡略化したことで時間短縮を実現。それでも成果は変わらないことを確認。
- クラウド化による書類管理の効率化で、印刷物が必要なくなる場面が増えた。
さらに、学習指導においても、準備をしすぎず、子供たちに考える部分を委ねることで、かえって自主性やモチベーションが向上する効果が見られるようになりました。これにより、「必要以上の準備は逆効果」という学びを得ることができ、費用対効果や時間対効果を真剣に考えるようになりました。
「やること」と「やらないこと」を見極める判断力
「80点でOK」を実践するには、まず「必要最低限で良い」の基準を考える必要があります。私の場合、ペーパーレス化がその象徴でした。「この資料、本当に印刷が必要か？」と問い続けることで、削れるものと削れないものの区別をつけられるようになったのです。
この考え方は、ただ「減らす」ことではありません。
•絶対に削れない重要なことを“残す”
•やらない判断をポジティブに捉える
こうした意識を持つことで、メンタル面にも良い影響があります。「やらないこと」を前向きに捉える感覚が身につくと、「本当に必要か？」と自然に考えられるようになり、校務改善のヒントを得ることにもつながります。
得られた余裕とその効果
「80点でOK」と割り切ることで、自分自身に以下のような余裕が生まれました。
- 心身の負担が軽減: 無理をしなくなることで、体調や気持ちに余裕ができる。
- 集中すべきことへの時間確保: 本当にやるべきことにフォーカスできる。
- プラスαの余裕: 新しいアイデアを考えたり、同僚の先生へのサポートを行う心の余裕が生まれる。
例えば、職場内で誰かが困っているときに、フットワーク軽く動いて補助（補教）に回ることができるようになりました。圧倒的に補教の回数は私が多いですが不満を持ったことはここ５年間くらいでは全くありません。なぜなら自分のやりたいこともやらせてもらえたり、逆にサポートしてもらったりしているからです。これにより、職場全体の雰囲気が良くなり、結果としてICT推進のスピードも加速しています。また、仕事でも家庭でも20%の余裕を持つスタンスを意識することで、仕事とプライベートのバランスがより良くなりました。
80点でOKの実践方法
「80点でOK」を実践するためのポイントとして、次のことを試してみてください
1.費用対効果・時間対効果を考える
- 「この資料や準備、本当に必要か？」を自問してみましょう。
2.やらないことの基準を決める
- 削れないものを見極め、「これだけは残す」という軸を持つ。
3.ポジティブに考える
- 「やらないこと」は手を抜くのではなく、全体をより良くする選択肢だと考える。
「80点でOK」と割り切ることで、自分の負担が軽減され、仕事における効率と余裕が生まれます。これは決して手を抜くことではなく、本当に必要なことに集中するための選択です。この余裕が、自分自身の健康、職場の雰囲気改善、さらには家庭との両立にもつながります。ぜひ「やらないことを見極める」という新しい視点を持ち、より充実した働き方を目指してみてください。
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スッキリ働き、余裕を楽しむ日々を
この記事では、効率的に働くためのポイントを以下のように整理しました。
- 自分の得意なことに集中し、「やらなくていい仕事」を手放す
- 小さな仕事をスタッフや同僚に頼む
- デジタル化で紙を減らし、探す手間を削減
- デスク環境を整え、快適に作業できる環境を作る
- 完璧主義を捨て、ムダな作業を見直す
これらを一つずつ実践していけば、きっと今よりも余裕を感じる働き方ができるようになります。定時1時間前に業務は終わり、残りの時間はコミュニケーションをとって定時に帰れる日常を目指して、まずは一歩踏み出してみませんか？この記事がそのお手伝いになれば嬉しいです。
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