「Googleドキュメントで開いたらレイアウトが崩れてしまった…」
「iPadで見ると余白が広がって読みにくい…」
そんな経験はありませんか？
校務資料のデジタル化を進める中で、WordからGoogleドキュメントへの移行を試みていますが、すべての書類をGoogleドキュメントに移行するのは簡単ではありません。そのため、まずはGoogleドキュメントが適している書類の判断基準を明確にし、校務の中で少しずつ活用の場面を増やす取り組みを進めています。
ここで重要なのは、この変化は単に「ツールが変わる」のではなく、働き方や文化そのものが変わるということです。
Googleドキュメントの活用は、「より効率的に、より協力的に仕事をする」という新しい働き方へのシフトを意味します。
また、企業ではGoogleドキュメントの回覧機能を活用し、決裁を行うケースが増えています。
リモートワークの普及や、国の「ハンコいらず」推進の影響もあり、学校にもこのシステムが導入されるのは時間の問題でしょう。
すべての書類をドキュメントで作る必要はありません。
目的によって、PDFで保存するのか、編集可能な形式で残すのかを決めることが大切です。つまり情報だけわかればいいのか、その後も編集できるようにしておく必要があるのか。
本記事では、Googleドキュメントを活用するための判断基準と、iPadでの表示設定のポイントを紹介します。
「この書類はドキュメントで作れる？」と迷ったときの参考にしてください。
【まず判断！】Googleドキュメントが適しているかを見極める基準
本校では、WordからGoogleドキュメントへの移行を進める際に、
次の3つの基準をクリアできるかどうかを判断材料にしています。
GoogleドキュメントでもOKな書類の条件
1️⃣ 自治体や学校独自のルールで保管方法が定められていない
→ 例：「この書類はWordで作成しなくてはいけな」と決まっていないか確認
2️⃣ 図形や表などの特別な体裁が不要
→ 例：「図形を多用する報告書」や「複雑なレイアウトの文書」はWordの方が適している
3️⃣ フォントに指定がない
→ 例：「Word独自のフォントを使う必要がある書類」などはWordで作成した方がよい
📌 さらに、目的に応じて保存形式を選ぼう！
✅ 「情報をきれいに残したいだけ」→ PDFで保存が最適！
✅ 「今後も編集する予定がある」→ Googleドキュメントで管理！
何のためにデータを残すのかによって、適切な保存方法が異なります。
迷ったら、「そのデータ自体が今後も編集が必要かどうか」今一度確認してみてください。
【iPadで見やすく！】レイアウト崩れを防ぐ設定
本校では、GoogleドキュメントをiPadで活用する際、レイアウト崩れの問題が指摘されていました。
しかし、「印刷レイアウト表示」をONにすることで、見やすくなることが実践を通じて確認できました。
📌 設定方法（iPadのGoogleドキュメントアプリ）
1. Googleドキュメントを開く
2. 右上の「三点リーダー（…）」をタップ
3. 「印刷レイアウト」を選択
4. 必要に応じてレイアウトを調整
5. 「完了」をタップ
この設定をすることで、Wordと同じようにレイアウトを維持したまま表示・編集できるようになります！
特に会議資料や研修報告書を確認する際に、読みやすさが向上しました。
【実践】Googleドキュメントを活用できる場面
すべての校務資料をGoogleドキュメントに移行するのではなく、「使いやすい場面から活用する」という方針で取り組みを進めています。
📌 実際にGoogleドキュメントを活用している場面
✅ 会議の記録（共同編集ができるので、リアルタイムで記録可能）
✅ 研修のメモ・報告書（音声入力を活用すると作成スピードUP）
✅ 提案資料（タブレットやスマホから手軽に作成・共有）
特に、研修のメモや報告書では、Googleドキュメントの手軽さが強み！
音声入力を活用することで、手書きのメモを後から打ち直す手間がなくなりました。
また、Googleドキュメントなら、
📌 どの端末からでも作成・編集OK！（PC・タブレット・スマホ対応）
📌 Google Chatなどでそのまま共有できる！（メール添付の手間なし）
📌 音声入力を活用すれば、メモ作成が一瞬で完了！
【結論】Googleドキュメントは「ツールの変化」ではなく、「働き方の変化」
Googleドキュメントへの移行は、単なるツールの変更ではなく、働き方や文化の変化を意味します。
✅ リアルタイムでの共同編集 → 情報共有のスピードUP！
✅ どのデバイスでもアクセス可能 → 柔軟な働き方に！
✅ デジタル承認・回覧の活用 → ペーパーレス化で業務効率化！
今の30代〜40代のバリバリ働いている世代が、
数年後に管理職になれば、より合理的な校務改革が進むことは確実です。
「便利で効率的な方法があるなら、それを選ぶ」のが当たり前になる時代がやってきます。
すべてをGoogleドキュメントにする必要はありませんが、
使いやすい場面から少しずつ取り入れ、次の働き方を見据えた校務改革を進めていきませんか？
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