Googleフォームで
欠席連絡を電子化する

STEP 01

最初のフォームは、保護者が入力しやすいところから

欠席連絡は、保護者からの電話を職員が聞き取り、口伝えやメモで担任へ渡し、担任が保健板へ転記する流れでした。職員室と教室を行き来することも負担でした。

最初は学年・組、名前、欠席理由、回答者というシンプルなフォームにしました。運用してから『感染症や発症日も知りたい』『忌引きや通級も選べるといい』『体の不調と心の不調を分けたい』という声を受け、一つずつ直しました。

1. 保護者用フォームに、学年・組、児童氏名、欠席・遅刻・早退、体温、事由、発症日など必要な質問を置く。
2. 遅刻・早退の予定時刻、その他詳細、送信確認、回答者も、学校で必要な範囲で用意する。
3. 回答先のスプレッドシートを設定し、試しの回答が一覧に入ることを確認する。

STEP 02

電話連絡は、先生用の別フォームから同じ一覧へ

電話で受けた連絡を先生が代わりに回答する運用にすると、『保護者と同じように名前を手入力するのは面倒』という声が出ました。そこで学校専用フォームを作り、児童名をプルダウンで選べるようにしました。

保護者用と先生用の回答を同じスプレッドシートへ集め、一覧で確認できるようにしました。二つのフォームをつないでも、回答シートが自動で一つになるわけではありません。私の仕組みでは『回答』『教師入力』を受け口にし、『全校』へ統合しています。

1. 学校内で使用する先生用フォームを作り、児童氏名を選択式にする。
2. 保護者用・先生用それぞれの回答先を同じスプレッドシートに設定する。
3. 両方から1件ずつ試しに回答し、全校一覧で確認できるか確かめる。

STEP 03

保健板は『なくす』より、養護教諭が必要とする見方を残す

『フォームから入った情報を、保健板へ転記するのは二度手間では』と思い、養護の先生に保健板をなくせないか聞きました。返事はNO。『1か月がぱっと見て分かるから、こちらの方がいい』という意見でした。

そこで、月全体を見渡せる形を残した電子保健板を作りました。何度も養護の先生に見てもらい、初期版を試した後も改善を続けました。

前夜の回答が前日の記録に入る、学級閉鎖になると人数分の欄が足りない、といった問題が出ました。前日の放課後の回答を翌日へ反映し、35人学級まで対応できる形に直しました。直接保健板へ入力する案もありましたが、フォームの情報と一致しなくなるため、連絡内容の入力はフォームへ揃えました。

STEP 04

『入力した？』と聞いて回らなくてよい状態を作る

電子化した後も、養護の先生が担任へ毎日確認していました。入力途中なのか、入力済みなのかが分からず、かえって手間が増えていたのです。

保健板に『担任チェック』を追加し、『入力完了』『欠席なし』『遅刻者がいるので保留中』を選べるようにしました。情報があるかどうかと、担任が確認したかどうかは別に扱う必要がありました。

それでも朝は入力を忘れることがあります。GASで決まった時間にチェックし、未入力の学級をGoogle Chatへ通知する仕組みを足しました。通知に入力先へのリンクを入れると、ファイルを探す手順を減らせました。iPadの通知プレビューも見直し、児童に内容が見えることへの不安に対応しました。

1. 月ごとの一覧に、担任が確認状態を選べる欄を置く。
2. 確認済みか保留中かを、養護教諭・管理職が見分けられるか試す。
3. 必要なら未確認学級の通知を追加し、通知から入力先へ進める形にする。

STEP 05

ICT担当向け：まず一覧と確認欄を動かし、自動化は一つずつ

自動化したのは、欠席連絡を保健板へ反映すること、未入力の学級へ知らせること、月ごとの記録を保存することです。三つを最初から全部作る必要はありません。

まずは試しの回答が一覧に入り、担任が確認状態を選び、養護の先生がその状態を見られるところまで確かめます。その後、『転記が残っている』『入力忘れの確認が大変』など、実際に残った手間に合わせて自動化を足していきます。

1. 保護者用・先生用のフォームから試しに回答し、両方の連絡を一覧で確認する。
2. 担任チェックを『入力完了』『欠席なし』『保留中』に切り替え、養護の先生と表示を確かめる。
3. 保健板への反映を自動化するなら、前夜の連絡・当日の連絡・遅刻・欠席なしで、日付と人数が合うか確認する。
4. 通知を追加するなら、未確認の学級だけに届くか、確認後に通知が止まるかを試す。
5. 月次保存を追加するなら、保存先に記録が残ることを確認してから、翌月の入力欄を初期化する。

筆者の電子保健板の解説動画を見る

STEP 06

まなびポケットとの併用は、現場の仕事が回るかで判断

まなびポケットは、学校と保護者の共通の窓口や、公式サポートがあることに良さを感じています。お知らせの履歴が残るので、前年の文面や配信時期を確認する助けにもなります。

一方、この実践を行った時点では、欠席理由の分類や電話連絡の代理入力に課題を感じ、Googleフォームを併用していました。これは当時の学校での運用経験です。現在の機能は利用環境や更新により異なるため、実際の設定を確認してください。

Googleフォームを残す場合も、設定変更やスクリプトの不具合対応は学校側に残ります。『自分で作れる』ことと『学校で維持できる』ことは別です。必要な運用が満たせるようになったら移行も考え、無理に一本化しないという判断でした。