集計を楽にする
Googleフォームで
学校の集計作業を減らす
学校評価の回答を一つずつ数える、クラブ希望を名簿へ転記する、年度替わりに児童名を入れ直す。こうした作業に時間がかかっている学校評価・クラブ活動・ICTの担当の先生へ、Googleフォームとスプレッドシートで負担を減らした実践を紹介します。
こんなことで困っていませんか？
回答を数えたり名簿に転記したりする作業を、毎回繰り返している。
学校評価、クラブ希望調査、フォームの年度更新を担当する先生へ。自分が担当する作業の章から読めます。
学校評価の件数や割合を手で数えたり、クラブ希望を名簿へ転記したりする作業に時間がかかっていませんか。年度が替わるたびに、フォームの児童名を一人ずつ入れ直すことも負担になります。この記事は、学校評価・クラブ活動・ICTの担当として、回収後の集計や毎年の名簿更新を減らしたい先生に向けたものです。
回答を集めるGoogleフォームと、集計するスプレッドシートをつなぎ、学校評価の件数・割合、クラブの希望者数・名簿を確認する方法を紹介します。さらに、フォームの名簿をコピーやスクリプトで更新した実践もまとめました。人数の集計を楽にしながら、クラブの最終調整は子供同士の対話を残しています。
01
学校評価を自動集計する
職員学校評価をGoogleフォームで回答してもらい、回答先のスプレッドシートに集計用シートを作りました。評価の件数や割合を数式で表示し、回答が増えるたびに会議資料も更新される形にしました。
02
クラブ希望調査をフォームで行う
児童の端末から、学年・組・名前と希望クラブを回答します。回答はリアルタイムでスプレッドシートへ入り、希望者数と名簿を自動で出します。
提供している集計シートを使うときは、新しい回答用スプレッドシートへ集計シートをコピーして使います。参照先が変わり、関数エラーにならないようにするためです。
03
最後は子供同士で調整する
希望者が定員を超えたとき、すべてを機械的に決めるのではなく、希望者名簿を出して休み時間に集まり、子供同士で話し合います。6年生を優先しながら折り合いをつけ、必要ならくじ引きやじゃんけんで決めました。
集計はデジタル、最後の調整は対話。ICTとアナログのハイブリッドです。
04
Googleフォームの名簿を更新する
以前は年度が替わるたび、フォームの児童名を一人ずつ手入力していました。その後、スプレッドシートからコピーして更新できることを知り、さらに学級数が多い場合はGoogle Apps Scriptで更新する方法へ進みました。
05
三つの実践から分かったこと
- 回答をフォームで集めると、紙からの再入力がなくなる
- スプレッドシートへつなぐと、回答と同時に集計できる
- 繰り返す名簿更新は、コピーやスクリプトで短縮できる
- 子供同士の話し合いなど、残したい活動はアナログで行う
実際に試す手順と、つまずきへの対処
STEP 01
学校評価：評価と自由記述を分けて整える
この実践では、ABCD評価を必須の選択式、改善提案などの自由記述を任意にしました。回答者の特定が必要な調査では氏名欄も置きます。
回答シートとは別に『絞り込み結果』という中継シートを作り、自由記述を表示しました。集計する数値と、会議で読みたい意見を分けると、資料へ転記する作業を減らせます。
- 評価項目とABCDの選択肢、必要な自由記述欄をフォームへ作る。
- 回答をスプレッドシートへ保存する。
- 各評価の件数をCOUNTIFで集計し、自由記述は別の見やすい欄へまとめる。
- 少数の試し回答を入れ、集計結果と回答を照らし合わせてから使う。
STEP 02
クラブ希望：集計はデジタル、決定は子どもの話合い
フォームで集めたのは、学年、氏名、第一希望のクラブです。希望者リストを作る仕事と、人数や希望を調整する仕事を分けました。
回答をリンクした新しいスプレッドシートへ集計用シートを移す方法を紹介しています。テンプレートを複製しただけで、回答先や参照先が正しくつながるとは限らない点が、つまずきやすいところでした。
人数が偏った後の最終調整は、自動で割り振るのではなく、希望者が集まって話し合いました。6年生を優先するなど学校のルールに沿い、くじやじゃんけんも含めて折り合いをつけます。
- 学年・氏名・希望クラブのフォームを作る。
- 回答タブからスプレッドシートにリンクする。
- 希望クラブごとの一覧と人数が、試し回答に応じて変わるか確認する。
- 希望者リストを使い、児童同士の最終調整につなげる。
STEP 03
年度更新：手入力から、名簿の一括更新へ
最初は各フォームを開き、名前を一人ずつ入力していました。スプレッドシートから貼り付ける方法を知って少し楽になりましたが、人数が減った学級では古い選択肢が残り、フォームが多いと貼り付け間違いも起きました。
そこで名簿をスプレッドシートで管理し、GASでフォームの選択肢へ反映する形にしました。一つのフォームを更新する方法と、複数フォームをまとめて更新する方法は分けて考えています。
- 更新元の名簿と、変更するフォーム・質問を確認する。
- 最初は一つのフォームで選択肢を更新する。
- 昨年度の名前が残っていないか、追加した名前が表示されるかを確認する。
- 対象が多ければ、同じ名簿を使って複数フォームへ反映する仕組みに広げる。
STEP 04
名簿更新を自動化する前に、更新先と結果を確かめる
この実践では、GASで名簿を反映し、スプレッドシート上のボタンから更新できるようにしました。ただし、ボタンを置くだけで名簿が更新されるわけではありません。対象のフォームと質問に合わせた更新処理が必要です。
まずは手作業の貼り付けで一つのフォームを更新し、必要な選択肢になっているか確認します。フォームが多く、この作業を繰り返す負担が大きい場合に、自動化を検討します。
- スプレッドシートで対象学級の児童名を一列に並べ、名前だけの範囲をコピーする。
- 学校内で使うフォームを編集し、児童名を選ぶ質問の選択肢へ貼り付ける。
- 昨年度の名前が残っていないか、転入・転出などの変更が反映されているか確認する。
- 実際の回答画面から名前を選び、回答シートに正しく記録されるか試す。