校務文書を整える
iPadでGoogleドキュメントの
文字ずれを防ぐ
すべてをGoogleドキュメントへ移す必要はありません。文書の目的を見極め、iPadでは「印刷レイアウト」で読みやすくします。
2026.08.13 更新読了 約7分
Wordの文書をGoogleドキュメントで開いたら文字や余白がずれた。iPadではページの境目が分かりにくい。そんな問題では、設定だけでなく、その文書がGoogleドキュメントに向いているかを先に判断します。
01
Googleドキュメントに向く文書を見極める
勤務校では、WordからGoogleドキュメントへ移す前に、次の三つを判断材料にしています。
- 自治体や学校のルールで保存形式が指定されていない
- 図形や複雑な表など、厳密な体裁を必要としない
- Word独自のフォントなど、使用する書体が指定されていない
すべてを移行しなくてよい
図形を多用する報告書、細かな様式が決まっている正式文書、フォント指定がある書類は、Wordのまま扱う方が適しています。
02
iPadで「印刷レイアウト」を表示する
iPadのGoogleドキュメントアプリでは、「印刷レイアウト」をオンにすると、ページの区切りや余白を確認しながら表示・編集しやすくなりました。
- Googleドキュメントを開く確認したい文書をアプリで開きます。
- 右上の「…」をタップその他の設定を表示します。
- 「印刷レイアウト」を選ぶページ単位の表示へ切り替えます。
- 表示を確認して完了必要に応じて文字や余白を調整します。
特に会議資料や研修報告書では、印刷時に近い状態で確認でき、読みやすさが向上しました。
03
学校で活用しやすい場面
会議の記録複数人でリアルタイムに記録し、会議後すぐ共有する。
研修メモ・報告書音声入力や生成AIも使い、メモを読みやすい文章へ整える。
提案資料パソコン、タブレット、スマートフォンから作成・確認する。
生成AIに文章の整理を手伝ってもらう方法も使えます。ただし、学校で指定された表記や個人情報は、最後に人が確認します。
04
PDF・Word・Googleドキュメントを使い分ける
今後も共同編集する
Googleドキュメントなら、端末を選ばず編集・共有しやすくなります。
体裁を固定して保存する
内容を完成形で残し、今後編集しないならPDFが適しています。
厳密な様式やフォントが必要ならWord、共同編集を続けるならGoogleドキュメント、完成形を固定するならPDF。ツールを統一することより、文書の目的に合う形式を選ぶことが大切です。
Googleドキュメントへの移行は、共同編集を前提にした働き方への変化です。