～ 学年末のICT業務ラッシュに備えよう！ ～
学年末から新年度初めにかけて、 進級処理、卒業生のデータ確認、入学式準備、クラス担任の変更 と、学校現場は超多忙になります。そこに 「端末の入れ替えと年度更新」 まで重なると、 「今!? このタイミング!?」 と思わず叫びたくなることも。
しかし、 準備をしっかりしておけば大丈夫！ 毎年この時期を経験する中で、 「ここを押さえれば乗り切れる！」 というポイントが見えてきました。この記事では、 ICT端末の年度更新作業と運用準備の対策 を、 現場経験に基づいて 具体的に解説します。 忙しい時期に何をどう準備すべきか を共有し、 「これならできる！」 と感じていただければ幸いです。
1. 年度更新作業 ～ なぜ必要？ 何をする？ ～
1-1. 年度更新は避けられない現実
年度末のICT端末の更新作業は、学校現場では 「やらない選択肢がない」 業務です。ICT端末は、年度が変わるたびに 進級処理・卒業生データの整理・端末の割り振り変更 が必要です。これらを 先送りすると新年度の授業に影響する ため、 学年末の繁忙期に優先順位を上げて対応する必要があります。
1-2. 年度更新で必要な作業リスト ～ 現場目線の準備 ～
① 生徒アカウントの進級・学年変更
• 進級処理: 生徒アカウントを 進級・学年変更 する作業。
• データベース更新: 学年やクラスが変わるため、 端末管理台帳・クラウドサービスの設定変更 が必須。
② 卒業生のデータ最終確認・削除
• 端末のデータ削除: 卒業生の 端末内のデータをリセット・削除 し、次年度用に端末を準備。
• バックアップ確認: 必要なデータは バックアップ済みか必ず確認。 削除後の「しまった！」を防ぎます。
③ 新入生のアカウント登録
• アカウント一括登録: 新入生の アカウントを一括登録 し、クラウドサービスと管理台帳に反映。
• クラス別管理台帳の作成: クラス担任が変更になる場合、 新しいクラスごとの管理台帳を作成。
④ 端末の再割り当て・リセット
• 再割り当て作業: ICT端末が 別のクラスや学年に割り当て直される 場合も多いため、 端末管理台帳の更新 を忘れずに！
• 端末のリセット: 必要に応じて、 端末の初期化・OSアップデート を行い、 新学期の準備を万全 に整えます。
2. 年度更新の準備 ～ 先回りして進めるべきこと ～
年度末の繁忙期を乗り切るには、 先回りの準備が重要 です。 ICT管理担当者 として、 ここを押さえればラクになる ポイントを解説します。
2-1. ICT支援員のスケジュール確保
• 早めの確保が鉄則！
ICT支援員は超多忙！ 年度末から新年度にかけて、 支援員のスケジュールはすぐ埋まります。
• 納品日や更新日が決まり次第、日程を確保し、 一日がかりの作業を依頼 するのがオススメ。
• 失敗談: 「いつでも頼める」と思っていたら、支援日が予定いっぱいで詰んだ経験あり。 早めにスケジュール調整を！
2-2. 端末の受け入れ・保管スペースの確保
作業スペースも兼ねた端末保管場所を確保！
• 端末は保管するだけではダメ！ 受け入れた端末をすぐに開梱し、 ケース装着や管理シール貼り付けなどの準備作業が必要 です。
• 端末の保管スペースは、 そのまま作業スペースになるように工夫 しましょう。
候補例:
• 特別教室: 普段使っていない教室があれば、 保管と作業を同時に進められるスペース として活用。
• 空き部屋: 保管しつつ、 その場で開梱・装着作業 を進められるように配置します。
経験談:
保管スペースを先に確保しておくと、「端末が届いてから作業場所がない！」 という 慌てる事態を防げます！事前に職員室でお知らせしておけば「その日使いたかったのに！」というブッキングの予防にも！
2-3. 管理台帳のデジタル化で効率化
• Googleフォームとスプレッドシート活用！
管理番号と生徒氏名の登録フォーム を作成し、データ収集を効率化。
効率化の進め方:
• 管理フォーム準備: 端末管理番号と生徒名を入力する Googleフォームを作成。
• 児童の協力も活用！
高学年の児童に入力作業を手伝ってもらえば、 先生の負担も減少。
• 自動台帳作成: 登録内容は スプレッドシートで自動集計 されるので、 全クラス分の管理台帳を一気に完成！
～ 準備すれば年度更新は余裕！ ～
年度更新作業は、確かに負担が大きい業務ですが、 先回りの準備がカギ！
【今すぐできる3つの行動】
1. ICT支援員の日程を確認・確保する！
2. 端末保管＆作業スペースを確保する！
3. 管理台帳フォームで簡単にする！
慌てず焦らず、一歩ずつ進めていきましょう！ 年度更新の準備は、早めの計画が成功の秘訣です！
