情報共有を変える
Google Chatで
校内連絡を変える
LINEのような手軽な校務連絡から、締切掲示板と連動した自動通知まで。 学校で実際に使った流れと仕組みをまとめます。
Google Chatは、スマートフォンやタブレットから連絡を確認でき、 リアクションやGoogleドライブの資料共有もできる道具です。本校では日常の業務連絡に使い、 締切情報については専用スペースとポータルの掲示板を組み合わせました。
Google Chatの手軽さを日常連絡に活かし、流れてしまう締切情報は ポータルの一覧と「新規登録時・締切当日」の自動通知で補います。
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締切情報が流れてしまった
本校ではGoogle Chatを日常的な業務連絡に使っていました。当初は、ほかの業務連絡と同じ スペースへ締切情報も投稿していましたが、「締切の情報だけは分けてほしい」という意見を受け、 締切専用のスペースを設けました。
専用スペースを作っても、投稿が流れると締切情報を探すのが大変でした。
そこで、ポータルサイトにスプレッドシートで作った締切掲示板を置き、 締切を一覧で確認できるようにしました。「締切のときにお知らせしてくれるのですか？」 という先生の声をきっかけに、締切当日の自動通知も作りました。
02
Chatと掲示板の役割を分ける
- 当日の変更
- 短い確認
- 新しい情報の通知
- 締切の一覧
- 手順やマニュアル
- 繰り返し使うリンク
- 正式な記録
- 承認が必要な内容
- 保存義務のある情報
Chatだけで締切を伝えると、時間がたつほど上へ流れて見つけにくくなります。 一覧はポータルの締切掲示板に残し、Chatには新規登録時と必要な時点だけ通知する形へ変えました。
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Google Chatが校務で便利だった点
パソコンを立ち上げなくても、タブレットやスマートフォンのアプリから連絡を確認できます。 授業の合間にも確認しやすく、通知によって急ぎの連絡にも気づきやすくなりました。
写真、資料、ドキュメントをその場で共有できるため、教材の場所を尋ねたり、 会議中に必要な資料を確認したりする場面でも活用しました。
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学校で活躍した場面
「次の授業の教材がどこにあるか分からない」というときにも、その場で確認できます。
- 会議の進捗や次の議題をグループで共有する
- 必要な資料やドライブのリンクを共有する
- リアクションで「了解」「確認済み」を伝える
- 締切連絡は専用スペースへ分ける
Googleサービスと連携できることも、校務で使いやすかった理由の一つです。
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締切掲示板と自動通知
締切専用スペースを作っても、投稿が増えると古い期限は見つけにくくなりました。 そこで、Googleフォームで締切を登録し、スプレッドシートを一覧表としてポータルへ表示する仕組みにしました。
フォームには「見出し・締切日・詳細・登録者」を用意します。 通知文は短くし、詳しい説明は掲示板で確認できるようにします。 実際の運用では、新しい締切を登録したときと締切当日の2回に通知しました。
新規登録、期限前、当日と何度も送ると、重要な通知まで読み飛ばされます。 締切の重要度と必要な準備期間に応じて、通知回数を決めます。
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自動化の仕組みと注意点
実際の運用ではGoogle Apps Scriptを使い、フォーム送信時と毎日の時刻トリガーで処理を動かし、 Google ChatのスペースへWebhookで投稿していました。仕組みは次の二つに分けると管理しやすくなります。
登録内容を受け取り、対象スペースへ一度だけ投稿します。
未完了の一覧から日付を確認し、条件に合う項目だけ投稿します。
掲示板だけ改行を取り除く
詳細欄に改行が多いと、掲示板の行の高さがばらばらになりました。一方、Chatの通知は改行がある方が読みやすいため、Chatには改行を残し、掲示板のシートだけGASで改行を半角スペースへ置き換えました。
フォーム送信時の新規通知 ＋ 締切当日のリマインドスプレッドシートの締切日と当日の日付が一致した項目を、専用スペースへ投稿します。
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この仕組みで得られたこと
- 締切を一覧で確認流れてしまう情報をポータルの掲示板で探せます。
- 締切当日に通知うっかりした見落としを防ぎやすくなりました。
- 手動通知を削減登録後はGASが新規投稿と当日の通知を行います。
- 掲示板を見やすく改行を整理し、一覧の行の高さをそろえました。
「前は締切を忘れて慌てることが多かったけど、今は通知がくるから便利」という先生方の声もありました。
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実際の手順
Google Chatの手軽さとGoogleサービスとの連携を活かし、締切情報だけは一覧と自動通知を組み合わせたのが、ここで紹介する実践です。