学校ポータルサイトの
作り方と育て方

01

情報を探す時間が積み重なる

以前は、欠席連絡、行事予定、分掌資料、デジタル教科書、授業で使うWebサービスが、 ドライブ、メール、紙、ブックマークなど別々の場所にありました。 「あの資料はどこですか」という確認が、一日の中で何度も起きます。

ポータル導入後に生まれた一番大きな変化は、「仕事に使うものは、まずここを見る」が共通認識になったことでした。

一回の検索は短くても、全職員が毎日繰り返すと大きな時間になります。 ポータル導入後は「仕事に使うツールはここ」と分かり、探したり、毎回入力したりする手間が減りました。

02

ポータルは仕事の入口

欠席連絡、行事予定、分掌資料、Kahoot!、デジタル教科書など、 バラバラだった仕事の道具を一か所から開けるようにしました。

よく使うものと、たまに使うものの大きさを分けたことで、毎日の入口が分かりやすくなりました。

03

トップページの作り方

最初からすべての校務を載せると、アイコンが増えすぎて探しにくくなります。 実践では、毎日使うものを大きく、時々使うものを小さくし、その下を校務の目的別に分けました。

この記事で作ったページ

教務関係、校内研究推進部、生活指導部、特別活動部、体育・文化行事、 入学・卒業対策、校内予算・物品、デジタル教科書、各種配布資料などのページを設けました。

04

職員室黒板をやめた実践

以前は、月初になると担当者が職員室の黒板へ行事予定を書いていました。 予定変更があれば書き直し、職員室にいなければ確認できません。 「昔からある仕事」でしたが、全員へタブレットが配られたことを機に見直しました。

大切なのは「紙をなくす」と先に決めることではありません。 手元のタブレットの方が便利だという声が増え、紙を見なくなったことを確認してから終了しました。 デジタルが不調なときの確認方法は、別に残しておきます。

05

迷わず見つけられる設計

• よく使うものは大きなアイコンにする
• たまに使うツールは小さなアイコンにする
• 校務や行事ごとに必要な資料をまとめる
• iPadのホーム画面へ追加する
• WindowsではChromeからデスクトップへショートカットを作る

ホーム画面に入口を置く

iPadではポータルを開き、共有アイコンから「ホーム画面に追加」を選びます。 Windows PCではGoogle Chromeで開き、デスクトップへショートカットを作りました。

06

締切掲示板をポータルへ置く

専用のGoogleフォームで締切を投稿し、回答をスプレッドシートへ保存します。 関数で新しい順に並べた掲示板を作り、そのシートをポータルへ表示しました。

Google Apps Scriptと締切専用スペースのWebhookを使い、新しい締切とリマインダーをGoogle Chatへ投稿しました。 ここでは、この部分は専門知識が必要なためICT支援員へ依頼することも勧めます。

07

導入して得られた効果

行事予定をスプレッドシートで一元管理すると、予定を変更した時点で全員のタブレットへ反映されました。 黒板への手書き、印刷、再配布の手間がなくなりました。

職員室黒板をやめられた理由

紙を先に廃止したのではありません。最初はiPadと拡大印刷を併用しましたが、 「iPadの方が手元ですぐ見られて便利」という声が増え、誰も紙を見なくなってからiPadだけへ切り替えました。

08

導入前チェックリスト

ここで紹介する学校ポータルは、仕事に必要なツールや資料を一か所にまとめ、 先生方が探し回らずに校務を始められるようにした実践です。